مراحل پاسخ ندادن به نامه های وارده

ب : نامه های وارده ای که باید به آن ها پاسخ داده شود.
مراحل زیر برای پاسخ دادن وصدور (ارسال) نامه ها طی می شود :

 بر اساس مفاد موضوع نامه وارده ، مسئول اقدام کننده ، پیش نویس نامه صادره را پس از مطالعه سوابق نامه واز طریق
مراجعه به پرونده (در صورت وجود سابقه در بایگانی) تهیه کرده وآن را پاراف (امضای موقت) می کند.
 پس از تهیه پیش نویس درصورت لزوم ، مسئول مستقیم ومافوق ، آن را مطالعه ودر صورت تایید متن پیش نویس تهیه
شده ، دستور تایپ آن را صادر می کند.
 پیش نویس تایپ شده مجددا به تهیه کننده ارایه می شود تا مورد کنترل وبازدید قرار داده شود. (الکترونیکی یا دستی)
 پس از کسب اطمینان از صحت نامه تایپ شده ، مسئول اقدام کننده در صورت داشتن حق امضا ، نامه را امضا ودر غیر
این صورت ، نسخه دوم یا سوم نامه را پاراف کرده وجهت امضای نهایی به مسئول و مقام امضا کننده ارسال می کند.
 پس از انجام تشریفات مذکور ، نامه های صادره همراه نسخه وارده به دبیرخانه ارسال می شود. یا اگر پیش نویس
الکترونیکی تهیه شده، بعد از امضاء نهایی، از طریق اتوماسیون اداری در انتظار دبیرخانه ها قرار میگیرد.
 الزم به ذکر است در صورت تهیه پاسخ به صورت الکترونیکی، گذر پیش نویس از کارتابل هر کارشناس و ارسال به مافوق
خود، تایید یا پاراف آن کارشناس محسوب می شود.
 مسئول دبیرخانه پس از تحویل گرفتن نامه به صورت دستی واطمینان از تعداد نسخ، پیوست ها و امضای مجاز، آن را به
همراه نامه وارده به متصدی ثبت ارایه می کند. در صورتیکه پیش نویس در انتظار دبیرخانه قرار بگیرد، پیوستها و سوابق
نیز باید الکترونیکی توسط تهیه کننده یا تایید کننده پیش نویس انتخاب شده باشد.
بعد از اختصاص شماره و تاریخ به نامه و ثبت آن در اتوماسیون اداری مکاتبات (یا دفتر اندیکاتور) و الصاق کلیه سوابق و
پیوستها در سیستم، نامه تفکیک و نسخ اصل و رونوشت و نسخه مربوط به بایگانی مشخص و به مسئول توزیع نامه های
صادره تحویل تا مراحل ارسال آن را مهیا نماید..